Zakres usług w okresie poprzedzającym powstanie wspólnoty mieszkaniowej
- czynny udział w odbiorach części wspólnej nieruchomości oraz przeglądach,
- przejęcie i przechowywanie dokumentacji nieruchomości,
- założenie książki obiektu budowlanego,
- kontrola nad utrzymaniem w należytym porządku i czystości części wspólnych, pomieszczeń i terenów służących do wspólnego użytku właścicieli lokali,
- kontrola nad pracą firm odpowiedzialnych za konserwację urządzeń technicznych,
- kontrola nad innymi usługodawcami związanymi z funkcjonowaniem nieruchomości,
- reagowanie i podejmowanie działań nad usuwaniem awarii i ich skutków,
- analizowanie, doradzanie i według potrzeb opracowywanie koncepcji działania dostawców usług dla nieruchomości,
- pełnienie funkcji komunikacyjnej pomiędzy Deweloperem, firmami zewnętrznymi, a właścicielami i użytkownikami nieruchomości,
- wizytacje nieruchomości według potrzeb,
- kontakt telefoniczny z administratorem nieruchomości dedykowany użytkownikom lokali, przedstawicielom Dewelopera i służbom technicznym,
-
zebranie i analiza ofert dotyczących umów o dostawy, roboty bądź usługi związane z utrzymaniem nieruchomości oraz doradztwo w w/w zakresie,
-
przygotowywanie umów o dostawy, roboty bądź usługi związane z utrzymaniem nieruchomości,
-
prowadzenie negocjacji, zawieranie nowych lub wypowiadanie aktualnych umów o dostawy,
-
roboty i usługi związane z realizacją zleconych zadań, kontrola prawidłowości wykonania tych umów,
- analizowanie i doradztwo w zakresie kosztów dotyczących nieruchomości oraz sugerowanie działań optymalizacyjnych,
- przygotowanie planu finansowo – gospodarczego na okres od dnia przejęcia nieruchomości od Generalnego Wykonawcy do dnia powstania wspólnoty,
- weryfikowanie stanu formalnego faktycznego nieruchomości, prowadzenie wykazu lokali i ich właścicieli, aktualizowanie stanu,
- przyjmowanie zgłoszeń wad i usterek w częściach wspólnych oraz przekazywanie ich deweloperowi/ wykonawcy,
- monitoring terminowego usuwania usterek przez wykonawców,
- rozliczenia zużycia mediów (cw, zw, co) w lokalach,
- opisywanie, weryfikacja faktur dotyczących nieruchomości i przekazywanie ich Zleceniodawcy,
Zakres usług w okresie od dnia powstania wspólnoty mieszkaniowej
- przygotowanie formalno – prawne pierwszego zebrania Wspólnoty Mieszkaniowej (uchwały, budżet, regulaminy),
- przeprowadzenie pierwszego zebrania Wspólnoty Mieszkaniowej,
- rejestracja Wspólnoty Mieszkaniowej – wystąpienie o nadanie NIP, REGON,
- otwarcie rachunki bankowego dla Wspólnoty Mieszkaniowej,
- ubezpieczenie nieruchomości, nadzór nad umowami ubezpieczenia budynku, zapewnienie ciągłości ich obowiązywania,
- występowanie przed organami administracji publicznej w sprawach dotyczących Wspólnoty Mieszkaniowej,
- przygotowanie, organizacja i obsługa obowiązkowych zebrań właścicieli nieruchomości,
- prowadzenie książki obiektu budowlanego oraz dokumentacji technicznej nieruchomości wymaganej przez przepisy prawa budowlanego,
- zlecanie okresowych przeglądów technicznych i okresowych przeglądów gwarancyjnych, zgodnie z przepisami prawa i w terminach wynikających z przejętej dokumentacji,
- podpisanie umów na bieżącą konserwacje i naprawy ze specjalistycznymi firmami, serwisami mającymi uprawnienia producenta w oparciu o dokumentację projektową, DTR i instrukcje obsługi wbudowanych urządzeń, kontrola nad ich działaniem, nadzór nad umowami,
- kontrola nad zapewnieniem dla nieruchomości dostaw energii elektrycznej, wody, odprowadzania ścieków, i wywozu śmieci / nadzór nad realizacją zawartych w tym zakresie umów,
- zapewnienie utrzymania w należytym stanie porządku i czystości części wspólnych, pomieszczeń oraz terenów służących do wspólnego użytku właścicieli lokali poprzez nadzór nad realizacją zawartych w tym zakresie umów,
- zapewnienie utrzymania w należytym stanie terenów zielonych, zapewnienie obsługi posiadającej odpowiednie kwalifikacje poprzez nadzór nad realizacją zawartych w tym zakresie umów,
- zlecanie i kontrola nad pracą firm odpowiedzialnych za konserwacje instalacji technicznych w budynku,
- zapewnienie pojemników na odpady komunalne, zgodnie z Uchwałą Gminy,
- dedykowany administrator nieruchomości dostępny telefonicznie, mailowo oraz podczas wizyt na terenie nieruchomości,
- dyżury telefoniczne działu księgowości oraz internetowy podgląd kartoteki właściciela lokalu po zalogowaniu do sytemu INFO-24/e-kartoteka,
- prowadzenie ewidencji kosztów i przychodów zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- analiza dochodów i wydatków związanych z nieruchomością wspólną,
- prowadzenie sprawozdawczości w imieniu Wspólnoty wymaganych prawem,
- przygotowanie projektów planów gospodarczych i korekt tych planów,
- przygotowanie rozliczeń planów gospodarczych,
- sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych i przedstawienie na zebraniu Wspólnoty,
- analizowanie i nadzór nad windykacją należności z tytułu pożytków i innych przychodów z nieruchomości i należności od właścicieli lokali w nieruchomości,
- rozliczanie z właścicielami lokali kosztów zużytych mediów (dwa razy w roku),
- wydawanie poświadczeń bądź zaświadczeń właścicielom lokali,
- dokonywanie rozliczeń płatności poprzez rachunek bankowy Wspólnoty Mieszkaniowej,
-
nadzór nad opłacaniem podatków innych opłat publicznoprawnych przypadających od nieruchomości wspólnych,
-
przygotowywanie, przedstawienie i poddanie pod głosowanie projektów uchwał niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Wspólnoty Mieszkaniowej,
-
dystrybucja materiałów dotyczących zebrań Wspólnoty, w tym zawiadamianie o wynikach głosowania nad uchwałami,
-
udzielanie informacji właścicielom oraz użytkownikom lokali poprzez telefon, e-mail oraz podczas wizytacji nieruchomości, prowadzenie korespondencji z właścicielami lokali w sprawach dotyczących Wspólnoty Mieszkaniowej,
-
przygotowywanie raportów z funkcjonowania Wspólnoty Mieszkaniowej dla Zarządu i właścicieli lokali,
-
weryfikowanie stanu formalnego i faktycznego nieruchomości, prowadzenie wykazu lokali, ich właścicieli i przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej – aktualizowanie stanu,
-
wystawianie zawiadomień o wysokości opłat eksploatacyjnych,
- zlecanie i kontrola nad innymi usługami związanymi z funkcjonowaniem nieruchomości,
- reagowanie i podejmowanie działań w zakresie usunięcia awarii na części nieruchomości wspólnej oraz usunięcia ich skutków,
- zabezpieczenie miejsca awarii, podjęcie działań w zakresie zminimalizowania jej skutków,
- bieżące zgłaszanie do Dewelopera w okresie trwania rękojmi ewentualnych usterek, które wystąpią na części wspólnej, prowadzenie ewidencji,
- wybór firm na zasadzie zapytań ofertowych, dotyczących umów o dostawy, roboty bądź usługi związane z utrzymaniem nieruchomości,
- pełnienie funkcji komunikacyjnej pomiędzy firmami zewnętrznymi, a właścicielami i użytkownikami nieruchomości,